Durchschnittlich werden jeden Monat 2610 Blatt Papier gedruckt, was einer Produktion von 88 kg CO2 entspricht, und zwar ausschließlich zum Zweck der Anbringung einer (oder mehrerer) handschriftlichen Unterschriften. Dies sind die Zahlen der durchschnittlichen Kosten – betrieblicher, vor allem aber ökologischer – Kosten der Dokumentationsbürokratie italienischer Unternehmen. Die Daten stammen von Du unterschreibstdas französische Startup, das die Vorteile elektronischer Signaturen in ganz Europa verbreitet, und zeigt, dass das Potenzial der Digitalisierung und Dematerialisierung im Bel Paese immer noch weitgehend unterschätzt wird.
Die elektronische Signatur ist praktisch: Wort von Fabian Stanciu, Senior Head of Sales von Yousign
„Die Daten sind bemerkenswert, weil sie neben den positiven Auswirkungen der Dokumentendigitalisierung auch die Wissens- und Informationslücke verdeutlichen, die diese Zahl bestimmt: Mit Yousign bedienen wir heute 830 Kunden in Italien, was 0,02 % unseres potenziellen Marktes entspricht.“ Mit diesen Zahlen würde es ausreichen, 1 % des Marktes und damit 40.000 Unternehmen „auf digital umzustellen“, um jeden Monat 3520 Tonnen CO2 einzusparen – erklärt Fabian Stanciu, Senior Head of Sales bei Yousign.
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Deshalb sind wir wie Yousign viel mehr als ein Softwareanbieter. In Italien beginnt unsere Arbeit mehr als in jedem anderen Land, in dem wir tätig sind (Frankreich, Deutschland, Anm. d. Red.), bevor wir unsere Lösung anbieten: Die Herausforderung besteht darin, Botschafter der Digitalisierung zu werden und Unternehmern und Managern zu erklären, wie viele Auswirkungen sie hat eine einfache Signatur“.
Elektronische Signatur: die 3 Branchen mit der höchsten Dokumentationsbürokratie
Doch welches sind aus dokumentarischer Sicht die „verschwenderischsten“ Sektoren? Gibt es einen Zusammenhang zwischen der Menge der produzierten Dokumente und der Geschwindigkeit der Dokumentendigitalisierung?
Versicherung
Mit über 104.400 unterzeichneten (und gedruckten) Dokumenten pro Monat ist der Versicherungssektor zweifellos der Sektor, der die meisten Dokumente produziert. Andererseits ist es aber auch das Land mit der höchsten Durchdringung digitaler Lösungen und einem Prozess der Digitalisierung und Dematerialisierung der Versicherungspraktiken, der sich allmählich durchzusetzen beginnt.
„Die Bände werden nicht nur bei der Unterzeichnung der Policen geschrieben, sondern auch bei den Vorverträgen: Die gesamte grundlegende Dokumentation, um dann mit der Recherche und Festlegung der endgültigen Police fortzufahren, wird oft auf herkömmliche Weise auf Papier oder sogar auf Papier verwaltet.“ schlimmer noch bei gescannten Unterschriften oder vom Handy fotografierten Verträgen – erklärt Fabian Stanciu, Senior Head of Sales von Yousign – Allerdings digitalisieren sich Makler und Agenturen sehr schnell und machen aus der „Notwendigkeit“ eine Tugend: Die Digitalisierung von Dokumenten folgt ganz natürlich dem, was sie herbeigeführt hat digitale Marketingtools. Heutzutage werden immer mehr Versicherungskunden online akquiriert, und die elektronische Signatur ist das Werkzeug, das Betreibern dabei hilft, den Kauf der Police online und auf völlig legale Weise abzuschließen.“
HR und Arbeit
Verwaltung, Zeitarbeit, Teilmanagement, aber auch die teuren und alten Arbeitsverträge: Mit über 87.000 unterzeichneten (und gedruckten) Dokumenten pro Monat liegt das Segment HR und Labor hinsichtlich des Dokumentenvolumens an zweiter Stelle. In diesem Fall waren es die Pandemie und die aufkommenden Smartworking- und Teleworking-Phänomene, die den Digitalisierungsprozess beschleunigten.
„Der Arbeitssektor wurde durch die durch die Pandemie verursachten Veränderungen völlig revolutioniert: Das Ausmaß der Veränderung ist für jeden in den Arbeitsabläufen offensichtlich, aber auch die Veränderungen in den eher administrativen Aspekten sind bedeutsam“, erklärt Fabian Stanciu, Senior Head des Umsatzes bei Yousign – In diesem Fall war die Digitalisierung der Rekrutierungsprozesse, um eine Einstellung vollständig aus der Ferne zu ermöglichen, eine erzwungene Entscheidung: Allein im HR-Segment konnten wir in den letzten zwei Jahren ein Wachstum von +43 % verzeichnen, und heute ist dies unser führender Kunde jeden Monat werden über 70 Verträge für Neueinstellungen unterzeichnet.“
Energie
An dritter Stelle im Ranking der „verschwenderischsten“ Branchen steht der Energiesektor: Ja, denn wenn es stimmt, dass jede Neuaktivierung, jeder Wechsel oder jeder Lieferantenwechsel Verträge und Papierkram mit sich bringt, gilt dies nach der Krise umso mehr hat die Energiekosten in den letzten Jahren in den Wahnsinn getrieben. „Der Energiesektor war schon immer sehr traditionell und aus diesem Grund sehr „papierhaft“: Wie können wir nicht bei jedem Lieferantenwechsel an die zu unterzeichnenden Papiere denken? – kommentiert Fabian Stanciu, Senior Head of Sales von Yousign.
Hier führen Digitalisierung und Dematerialisierung nicht nur zu einer geringeren Belastung der Umwelt, sondern tragen auch zu mehr Transparenz in der Branche bei: Tatsächlich trägt die digitale Signatur dazu bei, das Bewusstsein zu schärfen und viele der neuen Betreiber, die online entstehen, zu unterstützen.“